Aan het woord: Sijbrand Booij – Head of Events
Een goed (bedrijfs)evenement laat veel aspecten samenkomen. Niet alleen de gasten – die zijn uiteraard het belangrijkste – maar vooral ook andere factoren die samen het succes creëren van een dergelijk evenement. Het is essentieel om ook te onderschrijven dat een evenement altijd een middel is, maar eigenlijk nooit het doel op zichzelf staand. Dus voor de organisatie van een event, begin altijd even met de vraag: “Wat wil je bereiken?” Wat wil je de gasten in hun hoofden en harten meegeven als ze na afloop van het event weer vertrekken?
Het doel van het evenement
Dat doel vormt het uitgangspunt voor de hele organisatie. Het doel zal immers ook direct de vraag op gaan roepen wie er bij de organisatie betrokken moet worden. Intern én extern. In de twintig jaar die ik al in dit prachtige vak mag opereren, wordt dit beginpunt vaak onderschat. Ook wordt er relatief weinig aandacht aan besteed of wordt het soms eenvoudigweg vergeten. Dat geeft niet, we maken er altijd nog een prachtig event van, maar door het doel van te voren helder te hebben bij iedereen die betrokken is bij diverse beslissingen rondom het evenement, kun je er zo veel meer uithalen!
Van doel naar actie
Maar oké, doel is bepaald. En dan…
Er zijn twee routes te bewandelen.
- Je begint met de locatie en creëert binnen de mogelijkheden van de locatie een programma.
- Je creëert op papier een wolkenprogramma waarmee je je doelen gaat verwezenlijken en zoekt dán naar een locatie die in grote lijnen een dergelijk programma kan hosten.
Eerst een doel dan een locatie
Hoewel ik in basis een “venue-verstrekker” ben en daarmee impliciet de locatie-man, zal ik altijd pleiten voor het tweede. Natuurlijk, met een keuze voor locatie, valt er vaak programma technisch te regelen dat de doelen alsnog in zicht komen.
Maar uiteindelijk gaat het om de diepere realisatie van die doelen. En daarvoor komt een programma toch echt op nummer 1 en locatie op nummer 2. Voordeel van mijn rol als Hoofd Events van Van der Valk International, is dat we eigenlijk altijd wel een goede locatie in route twee kunnen aanbieden. Onze venue-diversiteit is zo groot, van boutique hotel tot vakantiepark, van outdoor event resort tot congress centrum, dat er binnen Van der Valk altijd een locatie is te vinden, die aansluit bij het doel én het “programma van je dromen”.
De details
Doel, programma, locatie. We zijn goed op weg. Nu gaat het om de details. Want met de eerste drie basis-ingrediënten gaan we finetunen. Welke specifieke invulling kan de locatie geven in het beoogde programma. Natuurlijk, “spullen” zijn hierin van belang. Goed eten, lekkere bedden en leuke activiteiten.
De service maakt het verschil
Maar het grote verschil wordt gemaakt door de service, de mensen achter de producten en spullen. Oog voor de gast. Zien waar op dat moment behoefte aan is. Dit zijn veelal aspecten die pas echt zichtbaar worden tijdens de productie van een evenement, maar om het hoge on-spot-servicegehalte te faciliteren, daar is veel vóórwerk voor nodig. Een deel hiervan zit hem in de algemene cultuur en opleiding van de collega’s op de locatie. Maar een heel groot deel zit hem ook in het juist briefen en met hen in gesprek te gaan. Ver van te voren. Over de doelen van het evenement, de doelen van de klant, de verwachtingen van de gasten. Waar komen ze voor? Waar komen ze vandaan? Welke groepssamenstelling? Wat zijn hun ervaringen en hoe gaan wij die overtreffen? Maar ook, wat zijn de gebruiken op de locatie? Wat is handig, welke details heeft de venue die echt uniek zijn én passen bij dit evenement? Deze en nog 1000 andere details kun je van te voren bespreken met de mensen die het verschil gaan maken.
Sta open voor verandering
Hoe goed je je productie ook voorbereid. Hoe sterk je alle medewerkers hebt gebrieft en hoe sterk je ook de verwachtingen van zowel de klant als de collega’s hebt gemanaged. Zaken lopen altijd anders. Dat geeft niet. Dat is ook een mooi onderdeel van het vak. Als je er maar mee kunt dealen!
Snel schakelen; een van de meest waardevolle talenten
Zorg dat je de contacten voor back-up klaar hebt staan. In je telefoon. Van hulpdiensten tot conciërges. Van de busmaatschappij tot de havenmeester die wellicht het hek van de steiger open moet doen. Van de paraplu-groothandel tot de tentenleverancier. Snel kunnen schakelen is één van de meest essentiële, waardevolle talenten en vooral ook toegevoegde waardes van een goed event-manager!
Want een tijdsplan is heilig, maar kan toch aanpassing nodig hebben. Ineens een wegomlegging. Een verkeerde planning van een leverancier waardoor spullen te laat of wellicht zelfs niet op een plek staan die je afgesproken hebt. Het gebeurt. Dat is vervelend, maar niet erg. Mits je maar goed voorbereid bent, snel kunt schakelen, flexibel kunt handelen én in goed contact staan én blijft met je opdrachtgever. Openheid over zaken die anders lopen dan afgesproken, minstens net zo belangrijk als het regelen ervan.
Klant, gasten, spullen, services, logistiek en herinneringen; laat alles samenkomen
Uiteindelijk gaat het om dingen samen te laten komen. Klant, gasten, spullen, services, logistiek, unieke momenten en bovenal: herinneringen. Herinneringen aan een prachtig evenement welke zijn doel heeft bereikt, iets wat, als het echt goed is, vaak door de gast niet eens bewust wordt beseft. Dat zijn de mooiste. En vanuit onze kant maken we met een paar zaken dit mogelijk: De eventmanager, de locatie, maar bovenal: onze collega’s!
Want niets is mooiers dan de complimenten van de gasten: De locatie was super. Maar de service van iedereen, wow, die was echt helemaal top! Daar gaan én staan we voor!
